Recepción y clasificación
Correos, formularios y archivos llegan a una cola común con origen, fecha y responsable visibles.
Para tiendas online: facturas, compras y pagos
Automatización de procesos administrativos para tu ecommerce
Las facturas de tus proveedores, las compras y los comprobantes de pago entran una vez, se revisan y quedan en tu Odoo. Lo incompleto o repetido llega a una persona con su motivo.
¿Todavía no usas Odoo? Lo implementamos contigo y lo conectamos a tu tienda.
Ya trabajan con Notorios 360: Le Juste, Spacio Natural, Sur Containers y Aromista.
- Expertos en ecommerce: sólo Odoo y Shopify
Recorrido de una factura
- Llega por correoF-215
- Revisión de datosF-214
- Aprueba una personaF-213
- Queda en tu OdooF-212
Agente de Notorios 36010:52
F-213 · Proveedor Uno · $ 238.000 pasó la revisión. Falta la aprobación de quien lleva las compras.
RUT del proveedorMontoOrden de compra 0057F-214 · falta la orden de compra
No se registra. Llega a la bandeja de una persona, con el motivo escrito.
La automatización de procesos administrativos sirve cuando una tarea repite datos, documentos y aprobaciones entre varias personas. Notorios 360° conecta el correo, las carpetas, el ERP y los sistemas autorizados para ejecutar el camino acordado. Los casos completos avanzan; lo que viene incompleto, duplicado o fuera de regla queda en una lista para revisión.
Con qué trabaja
- Administración
- documentos
- control
Corre sobre tu Odoo y se adapta a cómo trabaja hoy tu equipo.
Cómo funciona
Del correo a tu Odoo, pasando por quien aprueba.
Llega soloCorreofacturas y comprobantesFormulariossolicitudesCarpetasarchivos adjuntosLas reglas que acordó tu equipo
Prepara
Agente de Notorios 360
- Identifica el caso y su responsable
- Revisa RUT, monto, centro de costo y referencia
- Pide la aprobación que corresponde
Registra el resultado en tu Odoo
Resultado
Registrado en tu Odoo
Con quién aprobó, qué regla se aplicó y su respaldo.
A una persona
Lo incompleto, repetido o fuera de política, con su motivo.
-
1Antes
El mismo dato se escribe varias veces
Una factura, una solicitud o un comprobante pasa por correo, planilla y ERP. Cada copia abre una oportunidad de atraso, duplicado o error.
-
2Con Notorios 360°
El documento recorre una regla visible
El sistema identifica el caso, valida los datos mínimos, pide la aprobación que corresponde y registra el resultado en la fuente autorizada.
Notorios 360 prepara -
3Resultado
La rutina avanza y la excepción se separa
El equipo deja de revisar todo uno por uno. Atiende solamente faltantes, diferencias y decisiones que necesitan criterio o permiso.
Una persona revisa
Lo repetido sigue tus reglas. Tu equipo aprueba los cambios nuevos que propone un agente y revisa las excepciones.
Bandeja de excepciones
Cada excepción llega con su motivo.
En la bandeja de Notorios 360, tu equipo ve dos listas. A un lado, lo que avanzó porque venía completo y pasó por quien debía aprobarlo. Al otro, lo que se detuvo, con el documento, la regla y el motivo reunidos.
- Repetido.
Si una factura ya está en tu Odoo, no se registra otra vez: queda a la vista como posible duplicado.
- Incompleto.
Si falta el RUT, el centro de costo o la referencia, el caso espera en pausa con el dato que falta.
- Fuera de política.
Un monto o un área que la regla no cubre va a la persona responsable, que decide con contexto.
Casos completos3
- Solicitud de compra S-088aprobada por gerencia09:40
- Comprobante de transferenciaadjuntado a la factura F-20910:05
- Factura F-212 · Proveedor Unoaprobada y registrada en tu Odoo10:41
Para una persona2
Agente de Notorios 36010:14
Posible duplicado: la factura 1840 de Proveedor Dos ya está en tu Odoo con el mismo monto. No la registro otra vez.
Agente de Notorios 36010:31
Falta el centro de costo en la solicitud S-091. Queda en pausa hasta que alguien lo complete.
Qué hace
Recibe, revisa, pide aprobación y deja registro.
Cada tarjeta es una parte del trabajo administrativo que deja de hacerse a mano. La que lleva el rombo rosado es la que decide una persona de tu equipo.
Datos mínimos antes de avanzar
RUT, monto, centro de costo, referencia y adjuntos se revisan con reglas acordadas antes de registrar.
Aprobaciones según el caso
El monto, el área o el tipo de documento determinan quién debe confirmar y qué evidencia necesita.
Registro en el sistema dueño
El resultado vuelve al ERP, CRM u otra fuente autorizada sin construir una base paralela difícil de cuadrar.
Bandeja de excepciones
Duplicados, datos ausentes y casos fuera de política se detienen con el motivo y los antecedentes reunidos.
Historia de cada ejecución
Queda registrado qué llegó, qué regla se aplicó, quién aprobó y qué sistema recibió el resultado.
Aprobaciones
Cada caso, a quien debe aprobarlo.
El monto, el área o el tipo de documento determinan quién confirma y qué respaldo necesita. Esa política la define tu empresa; Notorios 360 la aplica igual cada vez, le pide la aprobación a la persona que corresponde y guarda su decisión.
Si una aprobación vence, la regla ya tiene definido a quién avisar.
Quién aprueba cada casola define tu empresa
Solicitud de compra hasta $ 300.000con una cotización adjuntaQuien lleva el área
Solicitud de compra sobre $ 300.000con dos cotizacionesDueño o gerencia
Factura que calza con su orden de compraRUT, monto y referencia revisadosQuien lleva las compras
Factura sin orden de comprase detiene con su motivoContabilidad
Cada aprobación queda guardada: quién, cuándo y con qué respaldo.
Cómo está hecho
Se diseña desde la excepción.
El camino normal suele ser fácil. El trabajo importante es definir qué pasa cuando falta un dato, dos documentos parecen iguales o una aprobación vence. Por eso cada regla tiene una salida segura y un responsable antes de encenderse.
- Una fuente oficial para cada dato
- Permisos distintos para leer y escribir
- Reintentos sin duplicar registros
- Excepciones visibles y medibles
Una regla y su salida seguraDatos de ejemplo
Si a una factura le falta la orden de compra
- entonces no la registra en tu Odoo
- entonces escribe el motivo y junta el correo y el adjunto
- entonces la deja en la bandeja de contabilidad
- Fuente oficialtu Odoo
- Puede leerproveedores y órdenes de compra
- Puede escribirsólo facturas aprobadas
- Si se corta la conexiónreintenta sin duplicar
- ResponsableContabilidad
Registro
Cada caso deja su historia escrita.
Por cada documento queda registrado qué llegó, qué regla se aplicó, quién aprobó y qué sistema recibió el resultado. Si alguien pregunta por una factura, la respuesta está en su historia y no en la memoria de quien la tramitó.
De ese registro salen el estado y el tiempo de cada caso, sin volver a reunir datos a mano para un informe.
Factura F-212 · Proveedor Uno$ 156.400 · orden de compra 0055
En tu OdooQué pasó, en orden
- Llegó por correo[email protected] · PDF adjunto09:02
- Regla aplicada: datos mínimosRUT, monto y orden de compra calzan09:02
- Pidió aprobacióna quien lleva las compras09:03
- Aprobó Andrealleva las compras10:41
- Lo recibió tu Odoofactura de proveedor con su respaldo10:41
El estado y el tiempo de cada caso salen de esta historia, sin armar un informe a mano.
Con qué se conecta
Trabaja con tu correo, tu Odoo, tus bancos y el SII.
Correo, formularios y documentos
Se reciben solicitudes y adjuntos sin obligar al equipo a copiar sus datos a una planilla intermedia.
ERP y contabilidad
Notorios consulta o registra sólo los objetos y campos autorizados; el ERP conserva la propiedad de sus datos.
Bancos y medios de pago
Comprobantes y movimientos pueden aportar evidencia, pero el acceso y la aprobación siguen las políticas de la empresa.
SII y emisor autorizado
Los documentos tributarios se consultan o emiten mediante el sistema habilitado para esa función; Notorios no reemplaza al emisor.
Qué sí y qué no
Tu empresa define la política y el criterio contable.
Notorios 360 lo hace
- Mapear la tarea, sus datos y sus responsables
- Construir conexiones, validaciones, avisos y registro
- Probar con casos reales antes de ampliar el alcance
Notorios 360 se conecta con
- El ERP y los programas que tu empresa autorice
- Correo, carpetas, formularios y documentos
- Servicios con una API o mecanismo de intercambio disponible
No lo hace Notorios 360
- La política de aprobación la define tu empresa
- El criterio contable y tributario sigue en manos responsables
- Un caso nuevo o ambiguo no se aprueba por intuición de la IA
Notorios 360°
Sin otra aplicación aparte ni otra copia que cuadrar.
Una tarea administrativa cruza documentos, aprobaciones, contabilidad y reportes. Si se automatiza en una aplicación aparte, el equipo termina manteniendo otra cola y otra copia. En Notorios 360 sobre Odoo y Shopify el flujo usa los datos del mismo sistema que después debe responder por ellos.
Cada dato se registra una sola vez
El documento entra por su canal habitual y el resultado vuelve al ERP. Se reduce la copia manual sin crear una base adicional que después haya que cuadrar.
La excepción llega armada, no escondida
Cuando algo no calza, el sistema reúne el documento, la regla y el motivo. La persona decide con contexto y esa decisión queda guardada.
Lo que ya no necesitas pagar ni mantener aparte
- Facturas de tus proveedoresportales de compraLa recepción, validación y derivación de documentos queda dentro del flujo administrativo.
- Compras a proveedoresmódulos de compra aparteLas solicitudes y aprobaciones pueden avanzar sin mantener otra bandeja o planilla de seguimiento.
- Informes y gráficos del negocioprogramas de informes aparteEl estado y el tiempo de cada caso salen del registro de ejecución, sin volver a reunir datos a mano.
Control de tu equipo
Lo acordado avanza solo; lo nuevo se aprueba.
La sincronización sigue las reglas acordadas. Un cambio nuevo que propone un agente necesita aprobación; una regla nueva queda en pausa hasta que alguien la aprueba.
- Reglas aprobadasLo repetido avanza con las reglas de tu equipo.
- Propuesta nuevaUna persona revisa y aprueba el cambio.
- ExcepciónLo que no calza llega con su motivo.
Preguntas frecuentes
Antes de automatizar.
¿Qué procesos administrativos conviene automatizar primero?
Empieza por una tarea frecuente, con entradas reconocibles, una regla estable y un resultado que puedas comprobar. Registrar documentos completos o preparar una aprobación suele ser mejor piloto que intentar automatizar todo el cierre de mes.
¿Es un software de automatización de procesos?
Es una capacidad de Notorios 360° conectada a los sistemas que ya usas. No agrega una herramienta aislada para dibujar flujos: ejecuta una tarea concreta, guarda su evidencia y devuelve el resultado al sistema dueño.
¿Puede escribir directamente en el ERP?
Sí, si la conexión y los permisos lo permiten. Primero se prueba en un ambiente controlado o con acciones reversibles. Las escrituras sensibles pueden quedar como propuesta hasta que una persona las confirme.
¿Qué pasa si llega un documento incompleto o repetido?
La regla no intenta adivinar. Detiene el caso, explica el dato que falta o la posible duplicidad y lo entrega a la persona responsable con los antecedentes reunidos.
Guía para profundizar
Automatización de procesos: método y cuándo usar IA
Elige un proceso, separa reglas de decisiones que necesitan criterio y prueba una automatización con responsables, controles y una medición inicial.
Sigue explorando
Compras, pagos y tareas con IA, sobre el mismo Odoo.
Agente de DespachaPedido #1042pagadoAceite corporalsin vincular
Retenido: tu equipo lo vinculaDatos de ejemploBancoOdoo
Transferencia$ 312.400FAC 00123
Retiro MP$ 845.210Traspaso
Abono sin glosa$ 58.000Sin apunte
Datos de ejemploMódulo de 360
Conciliación de pagos
Movimientos con su evidencia y diferencias que tu equipo puede revisar.
Compra a Proveedor Unoborrador
Datos de ejemploMódulo de 360
Software de abastecimiento
Comprar lo justo, con aprobación y sin un portal de compras aparte.
Para entender la decisión
Guías para elegir qué proceso automatizar primero.
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Guía
Orden de compra: qué es, ejemplo y formato en Chile
Distingue la orden de compra, la recepción y la factura. Revisa qué datos necesitas para pedir, recibir y pagar con respaldo.
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Guía
Agentes de IA: arquitectura, usos y riesgos
Distingue un agente de un chatbot, define sus permisos y prueba si resuelve una tarea mejor que tu proceso actual.
Notorios 360°
Veamos qué documento conviene automatizar primero.
Revisamos qué documentos llegan hoy por correo o planilla, quién los aprueba y cómo quedan en tu Odoo. Si Notorios 360 no calza con tu caso, también te lo decimos.
¿Prefieres escribir primero? Envíanos un correo.
- 20 minutosUna conversación con nuestro equipo, sin presentación comercial.
- Revisamos tus tareas de oficinaFacturas, compras y pagos que hoy se copian a mano.
- Te decimos si aplicaY por qué tarea partir. Si no aplica, también te lo decimos.